Protocol gebruik beeldmateriaal

LVV Friesland hanteert een protocol voor het plaatsen van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s op de website van LVV Friesland en op social media zoals bijvoorbeeld facebook, twitter en groeps-WhatsApp van de vereniging.

In het protocol kunt u de regels lezen, waaraan LVV Friesland zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

Gebruik website/social media

LVV Friesland beheert de website www.lvv-friesland.nl

• Deze website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging, de trainingen en de evenementen die LVV Friesland organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden.
• Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij LVV Friesland. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
• Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en op sportpark Nylân mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden.
• Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
• Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van LVV Friesland, als de ouders/verzorgers hier tegen bezwaar hebben gemaakt. Bij voorkeur alleen foto’s plaatsen waarop minimaal twee à drie kinderen te zien zijn.
• Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij LVV Friesland, zoals leden van het bestuur en begeleiders en trainers. Als de betreffende persoon het hiermee niet eens is, wordt de achternaam alsnog verwijderd.
• Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor LVV Friesland, zoals leden van bestuur en begeleiders en trainers.
• Als ouder/verzorger problemen heeft met het gebruik van beeldmateriaal, dan zal in overleg met deze persoon besloten worden dit beeldmateriaal te verwijderen;
• Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren), dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee vervolgens rekening gehouden kan worden. Dit bezwaar kan altijd weer worden herroepen.
• Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de eigen LVV Friesland website, facebook-pagina en andere eigen social media.
• Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en eigen sportterrein kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.
• Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn:
  • Trainingen;
  • Door de vereniging georganiseerde evenementen;
  • Door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden deelneemt;
  • Wedstrijden en (officiële) toernooien;
  • Overige verenigingsactiviteiten;
• Het is niet toegestaan foto’s en of video opnames te maken in kleedruimten.
• Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaard geen enkele aansprakelijkheid hiervoor;
• Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
• Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames en foto’s te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
• In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur van de vereniging.
• Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

Maken van foto en video opnames

• Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en eigen sportterrein kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.
• Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn:
  • Trainingen;
  • Door de vereniging georganiseerde evenementen;
  • Door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden deelneemt;
  • Wedstrijden en (officiële) toernooien;
  • Overige verenigingsactiviteiten;
• Het is niet toegestaan foto’s en of video opnames te maken in kleedruimten.

Bewaking privacy gebruik van opnamen

• Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaard geen enkele aansprakelijkheid hiervoor;
• Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
• Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames en foto’s te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
• In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur van de vereniging.
• Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

Sancties

Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol.

Indien zich een incident voordoet, zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan. Afhankelijk van de ernst van het incident zal het bestuur disciplinaire maatregelen treffen of desnoods het incident melden aan de betreffende instanties. Betrokken ouders/verzorgers worden direct geïnformeerd.

Tot slot

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet alsmede in twijfelgevallen beslist het bestuur.

Dit foto protocol is op 14 mei 2018 vastgesteld door het bestuur van de LVV Friesland en is ter inzage opgenomen op de website van de vereniging.